線上辦公系統的結構與使用方式，同線上郵件極其相似，不同的是，線上辦公系統有層級管理，權限不同，郵件的刪除、隱藏均有權限高的管理人員掌控。
     當你每天需要處理很多公務，需要員工協助時，原來的郵件系統雖然可以隨時發送這些任務信件，但是任務郵件多了，管理卻很麻煩，終究員工不可能每件工作都當天完成。線上辦公系統就不同了，每天的工作不斷的發佈下去，一直到員工完成才隱藏，員工本身無法刪除任務郵件。其他諸如，任務期限、任務計畫、公佈欄，部門群發等功能，都是為公司內部管理設計的專用系統。